SGK ve Bordro: İşveren Ne Yapmalı?

İlk çalışanla birlikte işe giriş bildirgesi, aylık bordro ve SGK e-bildirge başlar. İşverenin hangi gün ne yapacağını, cezanın nereden doğduğunu ve bordroda nelerin durduğunu anlattık.

Bu rehberi hazırlayan Ankara Muhasebeci, Kızılay’daki mali müşavirlik ofisimiz.

İlk çalışanınızı işe aldığınız gün, muhasebe yeni bir takvime bağlanır. Satış faturası sizin elinizdedir. SGK bildirgesi ise çalışanın işe başladığı güne bağlıdır ve kaçırıldığında idari para cezası doğurur. Bordro da her ay, ücretin brütünden netine inen bir hesaptır. Bu rehber, Ankara’da personel çalıştıran şahıs işletmeleri ve şirketler için o takvimi sadeleştirir.

İşyeri tescili, çalışan yokken de gerekebilir. Tabela, depo veya devamlı bir faaliyet adresi varsa SGK işyeri dosyası açılır. Evden tek başınıza çalışmak başka, sigortalı çalıştırmak başkadır. İkisini ilk görüşmede ayırırız. Hizmetin kapsamı SGK ve bordro sayfasındadır.

İşe giriş ve ayrılış

İşe giriş bildirgesi, kural olarak çalışan işe başlamadan önce verilir. Bazı işlerde aynı gün için istisna tanınır. İstisnayı varsaymayın. İşe başlama saatini bildirgeden sonraya bırakmak, “nasıl olsa bugün yetişir” cümlesiyle başlar ve cezayla biter. İşten ayrılış bildirgesi ise ayrılış tarihinden itibaren on gün içinde verilir. Onuncu gün hafta sonuna denk gelse de süreyi ezbere uzatmayın. Resmi süre duyuruda ne yazıyorsa odur.

Bildirgeyi vermek, ücretin doğru olduğu anlamına gelmez. Ücret, mesleğin asgari ücretinin ve varsa teşvik şartının altındaysa ayrıca sorun çıkar. Net ücret üzerinden el sıkışıp brütü konuşmamak, ilk bordroda tarafları şaşırtır. Brüt ve neti görmek için brüt net maaş hesaplama aracını kullanabilirsiniz. Araç bilgilendirme amaçlıdır. Teşvik ve istisna sonucu değiştirir.

Bordroda neler durur?

Brüt ücretten çalışanın sosyal güvenlik primi, işsizlik sigortası primi, gelir vergisi ve damga vergisi düşer. Çalışan payları nete giderken işveren payı ayrıca hesaplanır ve işletmenin maliyetidir. İşveren payının oranı, teşvikten yararlanıp yararlanmadığınıza göre değişir. Tek bir yüzdeyi her işyerine yapıştırmak yanlıştır. Teşvik, sektör, kişi sayısı ve borcu yoktur belgesi gibi şartlara bağlıdır. Şart kaybolursa oran yükselir. Bunu yıl ortasında fark etmek, bütçeyi bozar.

Fazla mesai, prim, yol ve yemek de bordronun konusudur. Bir kısmı istisna kapsamında olabilir. İstisnayı “herkese yemek kartı verdik, vergi yok” diye genelleştirmeyin. Belgenin şekli ve tutarın sınırı sonucu değiştirir. Elden yapılan ek ödeme, bordroda yoksa hem işçi alacağında hem de prim matrahında eksik kalır.

Aylık prim ve hizmet bilgisi, muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle birlikte yürür. Beyanname takviminin genel çerçevesi beyanname takvimi yazısındadır. SGK günü ile KDV günü aynı haftaya denk gelebilir. İkisini tek listede görmek, birini ödeyip diğerini unutmayı engeller.

Eksik gün, rapor ve ücret değişikliği

Ay içinde işe giren veya ayrılan çalışanın gün sayısı 30 değildir. Ücretsiz izin, rapor ve puantaj eksik güne yazılır. Eksik gün kodu yanlışsa prim hem eksik hem de fazla görünebilir. Rapor parasını kim öder, hangi günden sonra kurum öder, belge geldikten sonra belli olur. Belgeyi çekmecede bekletmek, hem çalışanı hem beyanı askıda bırakır.

Ücret artışı da orta aydan itibaren uygulanacaksa bordro iki parçaya bölünebilir. “Seneye zam yaparız” denip bordoya yazılmaması, sonra ihtilaf konusu olur. Zam, sözleşmeye veya yazılı bir bildirime bağlanmalıdır. Sözlü zam, ilk anlaşmazlıkta yok hükmündedir.

Teşviki varsaymayın

Beş puanlık indirim gibi teşvikler uzun süredir konuşulur. Yararlanmak için işyerinin prim borcunun olmaması ve ilgili mevzuattaki diğer şartlar aranır. Şartlar değişebilir. Teşviki bütçeye “zaten alıyoruz” diye yazmak, bir ay borcunuz çıktığında maliyeti aniden yükseltir. Her yıl başında, yeni çalışan almadan önce, hangi teşvikin açık olduğunu sorun. Sormadan işe giriş vermek, geriye dönük düzeltmeyi zorlaştırır.

Yabancı uyruklu çalışan, stajyer ve kısmi süreli çalışan ayrı belge ister. Onları tam süreli bir kadro gibi bildirmek, gün sayısını şişirir. Eksik bildirmek de çalışanın emekliliğine yazılmayan gün bırakır. İkisi de işverene döner.

Ayı kapatırken

Puantaj işverendedir. Muhasebeci puantajı uydurmaz. İzin, devamsızlık ve mesai size aittir. Bunları ayın son iş gününde yazıyla iletmek, bordronun tahminle kesilmesini önler. Bordro kesildikten sonra “aslında üç gün gelmedi” demek, bildirgenin düzeltilmesi demektir. Düzeltme mümkün olabilir. Alışkanlık haline gelirse ceza riski de alışkanlık olur.

Çalışana verilen bordro örneği veya ücret pusulası, şeffaflığın parçasıdır. Net tutarın neden o olduğunu gören çalışan, ay ortasında daha az itiraz eder. Görmeyen çalışan, her ay “bu sefer eksik yattı” diye yazar. İtirazın çoğu, kesintinin anlatılmamasından çıkar.

Denetim ve belge saklama

SGK denetimi genellikle işyerine habersiz gelir. Denetmen, çalışanı yerinde görmek, puantajla bildirgeyi karşılaştırmak ve ücretin bankadan ödenip ödenmediğine bakmak ister. Duvarın dibinde duran bir kişinin bildirge dışı çalışması, hem prim borcu hem ceza doğurur. “Bugün deneme günü” gerekçesi, sigorta başlangıcı işe fiilen başlanan gün ise işlemez. Deneme süresi, bildirgesiz gün hakkı değildir.

Ücretin bankadan ödenmesi, elden ödemeye göre iz bırakır. İz, ihtilafta sizin lehinizedir. Elden ödemede makbuz veya imzalı pusula yoksa, çalışan yıllar sonra o ayları ister. Saklama süresi dolmadan bordro, puantaj ve bildirgeleri atmayın. Elektronik ortamda tutuyorsanız yedek tek bilgisayarda kalmasın. Bilgisayar bozulunca “bordro programındaydı” demek, denetmene bir belge göstermez.

İş kazası ve meslek hastalığı ayrı bir bildirim ister. Kazayı bordro gününe ertelemek, hem çalışanı hem kurumu geç haberdar eder. Kaza tutanağı, sağlık belgesi ve bildirim aynı haftanın işidir. Bu kalemleri muhasebeciden beklemeyin. Olay işyerinde olur. Muhasebeci, sizin yazdığınız tutanağı süreye yetiştirir. Tutanak yoksa süre de işlemez.

İşveren olarak sizin dosyanızda üç klasör yeter: giriş ve ayrılış belgeleri, aylık puantaj ve kesilmiş bordrolar, teşvik ve borcu yoktur yazıları. Üçü de tarih sırasıyla durursa denetim bir güne sığar. Dağınık durursa denetim, hatırlamadığınız bir ayın peşine düşer. O ayın ücreti elden ödendiyse ispat sizdedir. İspatı ay içinde kurmak, denetim günü aramaktan kolaydır.

Yeni bir şube veya depo açtığınızda işyeri dosyası da çoğalabilir. Aynı vergi numarasının her adresi tek bildirgede birleşmez. Personeli hangi adreste çalıştığını bildirgenin üzerinde görmek, yanlış dosyaya prim yazmamak içindir. Adres değişince bildirimi geciktirmeyin. Tabela yeni adreste, dosya eski adreste kalırsa ilk denetim bu farkı bulur. Fark, “unutmuşuz” diye kapanmaz. Yeni adresi açtığınız hafta bildirimi de verin. Böylece prim, çalışanın gerçekten durduğu yere yazılır ve eski dosya boş yere açık kalmaz. Açık kalan eski dosya, prim borcu yokmuş gibi duran bir işyerini borçlu gösterebilir. Kapanış bildirimini de aynı hafta sorun. Kapanış gecikirse eski adrese tahakkuk işlemeye devam eder ve siz yeni yerde çalışırken eski dosyanın cezasını ödersiniz. Bu cezayı yeni cironuzdan ayırmak da ayrıca kayıt ister. Aynı zarfa hem açılış hem kapanış yazısını koyun ki dosyalar da birbirine karışmasın.

Sık sorulan sorular

Tek çalışanım var, bildirge gerekir mi?

Evet. Sigortalı çalıştırıyorsanız giriş, aylık bildirim ve ayrılış bir kişi için de geçerlidir.

Ücreti elden versem bordro şart mı?

Ücretin kayıt dışı ödenmesi primi ve vergiyi eksik bırakır. Anlaşmazlıkta ispat da zorlaşır. Bordro, ödemenin belgesidir.

Teşvik her işyerine otomatik gelir mi?

Hayır. Borcu yoktur ve mevzuattaki diğer şartlar aranır. Şart yoksa işveren payı yükselir.

İşe girişe sonradan yetişir miyim?

Kural, başlamadan önce vermektir. Geç bildirge ceza doğurabilir. İstisnayı dosyanıza göre kontrol edin, genellemeyin.

Muhasebeci puantajı tutar mı?

Hayır. Devam ve mesai bilgisi işverenden gelir. Muhasebeci, gelen bilgiyle bordroyu ve bildirgeleri hazırlar.

Son söz

SGK ve bordro, ayda bir kez hatırlanan bir iş değildir. İşe giriş günü, puantaj ve prim bildirgesi birbirine bağlıdır. Birini geç vermek diğerinin doğru olmasını engellemez. Yalnızca cezayı ve düzeltmeyi yanına ekler.

Kızılay’daki ofisimizde işe girişi, aylık bordroyu ve teşvik kontrolünü birlikte tutuyoruz. Personel almadan önce SGK hizmetine bir kez bakmak, ilk cezadan ucuzdur.