E-Ticaret Muhasebesi Nasıl Tutulur?

Pazaryeri ve kendi sitenizden satışta komisyon, iade, stopaj ve e-Arşiv kaydı klasik muhasebeden farklıdır. E-ticaret muhasebesini ay içinde nasıl tutacağınızı anlattık.

Bu rehberi hazırlayan Ankara Muhasebeci, Kızılay’daki mali müşavirlik ofisimiz.

E-ticaret muhasebesi, sıradan bir satış defterine birkaç satır eklemek değildir. Pazaryeri komisyonu, kargo, iade, kampanya indirimi ve tahsilatın gecikmesi aynı ayın içinde birbirine karışır. Kendi sitenizden satış da farklı değildir. Sanal POS ve ödeme kuruluşu, parayı faturanın kestiğiniz gün değil, günler sonra yatırır. Kayıt, faturanın gününe bakar. Kasa, paranın yattığı güne bakar. İkisini aynı tutmak en sık bozulan yerdir.

Bu rehber, Ankara’da veya başka bir şehirde satış yapan şahıs işletmeleri ve şirketler içindir. Şirket türünü henüz seçmediyseniz önce şahıs mı, limited mi yazısına bakın. Tür, e-ticaretin kayıt biçimini tek başına düzeltmez. Düzeltmesi gereken, belge akışıdır.

Klasik işletmeden farkı nerede?

Mağazada müşteri malı alır, siz fatura keser, para aynı gün kasaya girer. E-ticarette sipariş, kargo, teslim ve iade ayrı günlerdedir. Pazaryeri bir de komisyon faturası keser. Bazen kargo faturasını da platform veya anlaşmalı firma keser. Sizin satış faturanız brüt tutardır. Eline geçen para, komisyon ve varsa kesintiler düştükten sonraki tutardır. Muhasebede esas olan brüttür. Ele geçen tutarı satış sanmak, KDV matrahını eksik bırakır.

İade, satışı silmez. İade faturası veya platformun iade kaydı, satışın ters kaydıdır. İkisini netleştirmeden “bu ay zarar ettim” demek erken olur. Kampanya indirimi de satıcıya mı, platforma mı ait, faturada görünmelidir. Görünmüyorsa ekstre ile faturayı yan yana koyun.

Her ay masada durması gereken belgeler

Bu altı kalemi ayın ilk haftasında istemek, beyanname gününde aramaktan iyidir. Platformun panelinden inen Excel, belge değildir. Belge, faturadır veya yasal kesinti dökümüdür. Excel yalnızca mutabakat içindir.

Komisyon, kargo ve iade

Komisyon faturası genellikle platform adına düzenlenir ve KDV’si vardır. Gider yazılması için faturanın size kesilmiş olması gerekir. Başkasının unvanına kesilen bir fatura sizin gideriniz olmaz. Kargo da aynıdır. Anlaşmalı kargo size fatura kesiyorsa gider sizdedir. Platform kargoyu kendi kesip size yansıtıyorsa yansıtma belgesine bakın.

İade iki türlü gelir. Müşteri malı geri gönderir ve siz iade faturası kesersiniz. Ya da platform iptali kendi kayıtlarında düşer, size bir döküm bırakır. İkisini de satış faturasıyla eşleştirin. Eşleşmeyen iade, ya mükerrer düşülür ya da hiç düşülmez. İkisi de beyanı bozar.

Platform kesintisi ve mahsup

Ödeme kuruluşları ve pazaryerleri, tahsil ettikleri tutar üzerinden kanunun öngördüğü hallerde vergi kesintisi yapabilir. Kesintinin oranı ve kapsamı mevzuatla değişir. Bu yazıda tek bir yüzde kilitlemiyoruz. Sizin için kalıcı olan şudur: kesinti, satışınızın yok sayılması değildir. Beyannamede mahsup edilir. Mahsup için platformun kestiği tutarı gösteren döküm gerekir. Döküm yoksa kesinti “kaybolmuş para” gibi durur ve vergi iki kez ödenmiş hissi verir.

Mahsubu beyannameyi veren kişi yapar. Siz yalnızca dökümü ay içinde iletirsiniz. İletmezseniz mahsup o aya yetişmeyebilir. Yetişmeyen mahsup, sonraki dönemlere kalabilir. Bu gecikme nakitinizi gereksiz yere bağlar.

e-Arşiv, stok ve ödeme kuruluşu

Tüketiciye satışta belge çoğu zaman e-Arşiv faturadır. e-Fatura ile farkını e-Defter ve e-Fatura rehberinde ayırdık. Pazaryeri bazı hallerde faturayı sizin adınıza düzenleyen bir akış kurar. O akışın sizin satışınızı eksiksiz taşıdığını ayda bir sayın. Saymazsanız paneldeki sipariş adedi ile fatura adedi ayrışır.

Stok tutuyorsanız her satış stoktan düşer, her iade stoka döner. Düşmeyen stok, yıl sonunda olmayan malı varmış gibi gösterir. Ödeme kuruluşu ekstresi ise faturanın değil, paranın kaydıdır. Üç tarih yan yana durur: sipariş, fatura, para yatışı. Üçü aynı gün olmayabilir. Aynı ay içinde kapanmaları yeter. Aya sarkan para, sonraki ayın ekstresinde aranır, bu ayın satışı silinmez.

Mikro ihracat ve yurt dışı satış

ETGB ile yapılan küçük tutarlı yurt dışı gönderiler, yurt içi satışla aynı KDV cümlesine girmez. Belgenin adı, gümrük çıkışı ve döviz tahsilatı ayrıca izlenir. “Yurt dışına sattım, KDV yok” demek için belgenin gerçekten ihracat sayılıp sayılmadığına bakılır. Bakılmadan hasılatı yurt içi satışa yazmak, hem KDV’yi hem de varsa iade hakkını karıştırır. Bu kalem varsa onu ayrı bir zarf olarak ayırın ve beyanname öncesi söyleyin.

Ayı kapatırken beş kontrol

Satış faturalarının toplamı, platformun brüt satış dökümüyle uyumlu mu? İadeler düşülmüş mü? Komisyon ve kargo faturaları giderde mi? Bankaya yatan tutar, brüt satış eksi kesintilere eşit mi? Stopaj dökümü beyanname dosyasında mı? Beşi de evet ise ay kapanır. Biri hayır ise önce belge tamamlanır. Beyanı tahmine göre vermek, sonraki ay düzeltme beyannamesi demektir.

Küçük satıcıda bu kontrol bir saat sürer. Sipariş adedi büyüdükçe elle Excel yorulur. O noktada entegratör ile muhasebe programının konuşması, lüks değil, hata payını düşüren araçtır. Aracı kurmadan önce bir ayı elle kapatmış olmak yine de faydalıdır. Neyin neden tutmadığını bir kez görmüş olursunuz.

Sosyal satış ve kapıda ödeme

Instagram veya WhatsApp üzerinden sipariş almak, belge yükümlülüğünü kaldırmaz. Müşteriye kargo çıktığı anda ortada bir satış vardır. Kapıda ödeme de tahsilatın şeklidir, faturanın ertelenmesi değildir. Kargo firmasının size aktardığı kapıda ödeme listesini, kestiğiniz e-Arşiv faturalarla aynı hafta eşleştirin. Eşleşmeyen satır ya hiç faturalanmamış bir satıştır ya da iadesi işlenmemiş bir satıştır.

Sosyal satışta en sık kopan iz, bedelin şahsi hesaba inmesidir. Şahsi hesaba inen tahsilat, işletmenin geliri olmaktan çıkmaz. Yalnızca banka mutabakatını zorlaştırır. Mümkünse pazaryeri ve kendi siteniz için ayrı bir ticari hesap kullanın. Ayrı hesap, “bu para bana mı, şirkete mi” tartışmasını ay sonunda bitirir. Hesap ayıramıyorsanız, şahsi hesaba gelen her satırın açıklamasına sipariş numarasını yazın. Numarasız bir EFT, üç ay sonra kimse tarafından hatırlanmaz.

İndirim kuponu da aynı disiplindedir. Kuponu siz mi finanse ettiniz, platform mu? Faturada indirim satırı yoksa hasılat şişer, gider de görünmez. Kupon faturası ayrıca geliyorsa onu komisyon faturasıyla aynı klasöre koyun. Böylece kampanya ayı, “satış arttı ama kâr yok” şikâyetine dönmez. Kâr yoksa sebebi genellikle kupon, iade ve kargonun satıştan daha hızlı büyümesidir. Bunu ancak dört sayıyı yan yana görünce anlarsınız.

Bir de iade kargosunun ücretini unutmayın. Müşteri malı geri gönderdiğinde kargo bedeli bazen size, bazen müşteriye, bazen platforma aittir. Aidiyet sözleşmede yazar. Sözleşmeyi okumadan her iade kargosunu gider yazmak da, hiçbirini yazmamak da matrahı kaydırır. Ay sonunda iade kargo satırlarını ayrı bir toplam olarak görün. Toplam büyüyorsa sorun muhasebede değil, ürün sayfasındaki ölçü ve görsel bilgisindedir. Muhasebe bunu size söyler. Ürün sayfasını düzeltmek ise sizin işinizdir. Ölçüyü düzeltmeden aynı iade, her ay gider olarak geri gelir ve ay sonunda kârı sessizce yer.

Sık sorulan sorular

Pazaryerinde satış için şirket şart mı?

Düzenli ve devamlı satış ticari faaliyet sayılır. Türü, ciro ve ortaklık planınıza göre seçilir. Ara sıra kişisel satış ile ticaret aynı değildir.

Komisyon faturasını gider yazabilir miyim?

Size düzenlenmişse ve faaliyetinizle ilgiliyse evet. Başka unvana kesilen fatura sizin gideriniz olmaz.

İade olunca satışı silmek yeterli mi?

Hayır. İade belgesi kesilir veya platform kaydı satışla eşleştirilir. Satır silmek iz bırakmaz.

Stopajı kim mahsup eder?

Beyannameyi veren mali müşavir mahsup eder. Sizin işiniz, platform dökümünü ay içinde iletmektir.

Kendi sitem ile pazaryeri aynı kayıt mı?

Tahsilat yolu farklı olabilir. İkisinde de fatura, iade ve banka hareketi aynı disiplinle eşleşir.

Son söz

E-ticaret muhasebesi, paneldeki bakiyeyi kâr sanmamaktır. Brüt satış, iade, komisyon ve bankaya yatan tutar dört ayrı sayıdır. Dördünü aynı ayda yan yana görmek, beyanı sakinleştirir.

Ankara Muhasebeci olarak bu akışı Kızılay’daki ofisimizden, isteyen satıcı için tamamen uzaktan yürütüyoruz. Kurulumu muhasebe hizmetinin içinde konuşabilirsiniz.